Mit dem Aufbau einer zentralen Buchhaltungslösung (Sage Office Line – kurz OL ) und gleichzeitig angeschlossenem Mitgliederverwaltungssystem (Sage CRM kurz CRM) sind wir jetzt zum ersten mal in der Lage, zentral die Daten für die Akkreditierung zum kommenden Bundesparteitag in Bochum zu ermitteln.
Entscheidend neben den Mitgliedsdaten ist natürlich der Fakt, ob ein Mitglied seinen Beitrag bezahlt hat oder nicht.
Diese Daten stehen in der OL und müssen daher mit den Mitgliedsdaten im CRM verknüpft werden, so dass im CRM nur noch die Information „stimmberechtigt ja / nein“ steht und im Falle „nein“, wie viel denn noch offen ist.
Die Ermittlung der Stimmberechtigung ist aber nicht ganz trivial.
1. Werden nur die Buchungen aus 2012 in die OL eingetragen. Offene Forderungen aus 2011 und davor sind also so einfach nicht ermittelbar.
2. Zum letzten BPT gab es einen Satzungsänderungsantrag, welcher den Mindestmitgliedsbeitrag erhöht hat, so dass Mitglieder mit einem Eintrittsdatum bis Mai nur einen anteiligen Beitrag von 3 Euro pro verbleibenden Monat im Jahr bezahlen mussten und alle Mitglieder danach 4 Euro pro Monat.
3. Zusätzlich haben wir einen verringerten Mitgliedsbeitrag in nicht festgelegter Höhe. Die meisten Untergliederungen gehen hier auf 1 Euro pro Monat, aber halt nicht alle.
Um allen Untergliederungen einen Einblick in die Berechnung des Stimmberechtigt-Status zu geben und auch ggf. noch Fehler in Logik festzustellen, beschreibe ich hier einmal kurz, was wir machen. (Dient natürlich auch dafür, dass die Untergliederungen ihre Daten in der OL scriptkonform bekommen 🙂 )
Dem Script dienen als Eingabeparameter: Eintrittsdatum, Wert aus Feld Beitrag, Wert aus Feld Erstbeitrag, Wert aus Feld Verminderter Beitrag (ja/nein) und der Wert aus dem neuen Feld „BeitragBis2011“ (meint den offenen Beitrag bis Ende 2011).
Die Berechnung läuft wie folgt:
Wenn im Feld „BeitragBis2011“ eine Zahl größer 0 steht, heißt das automatisch: Mitglied ist nicht stimmberechtigt. Der auf dem Parteitag zu zahlende Beitrag errechnet sich dann aus
Wert von „BeitragBis2011“ plus 36 Euro (oder, falls ein verminderter Beitrag vorliegt, dann der Wert aus dem Feld Beitrag) minus bereits eventuell vorhandene Buchungen aus 2012.
Eventuelle Zahlungseingänge für Vorjahre werden NICHT berücksichtigt. Das Feld „BeitragBis2011“ ist durch die Schatzmeister selber zu aktualisieren. bzw. wird durch neue Listen aktualisiert.
Der Erstbeitrag spielt hier keine Rolle. Auch nicht der neue 48-Euro-Beitrag,da das Mitglied ja schon vor 2012 eingetreten ist.
Den Rest kann man generell unterscheiden zwischen: Eintrittsdatum vor 01.01.2012 und danach.
Falls Mitglied vor 2012 eingetreten ist:
Wenn im Feld Beitrag ein Wert kleiner 36 Euro ist, wird der als „erwarteter Beitrag“ herangezogen, andernfalls ist der „erwartete Beitrag“ 36 Euro bzw. 12 Euro beim verringerten Beitrag.
Wenn die Buchungen auf den Mitgliedsbeitragskontokorrent mit der OP Nummer MB2012 mindestens die Höhe des „erwarteten Beitrag“ haben, ist das Mitglied stimmberechtigt. Falls nicht, dann nicht und der offene Beitrag entsprecht der Referenz aus „erwarteter Beitrag“
Falls Mitglied in 2012 eingetreten ist:
Hier geh ich jetzt nur auf einen Fall ein. Für Mitglieder mit Eintritt im Mai gilt 4 und 48 anstatt der 3 und 36 Euro, die jetzt vorkommen:
Wenn im Feld Erstbeitrag ein Wert kleiner (36 Euro minus (3 Euro mal Anzahl der Monate bis Jahresende)) ist, wird der als „erwarteter Beitrag“ herangezogen, andernfalls berechnet sich der „erwartete Beitrag“ aus (36 Euro minus (3 Euro mal Anzahl der Monate bis Jahresende)) bzw. (12 Euro minus (1 Euro mal Anzahl der Monate bis Jahresende)) beim verringerten Beitrag.
Wenn die Buchungen auf den Mitgliedsbeitragskontokorrent mit der OP Nummer MB2012 mindestens die Höhe des „erwarteten Beitrag“ haben, ist das Mitglied stimmberechtigt. Falls nicht, dann ist das Mitglied nicht stimmberechtigt und der offene Beitrag entspricht der Referenz aus „erwarteter Beitrag“.
Ja, den Text muss man bestimmt mehr als einmal lesen. Außerdem gibt es den Ablauf hier noch visualisiert und um ein paar Feinheiten erweitert, die den Text nur sinnlos aufblähen würden. Ich hoffe aber, das generelle Vorgehen ist klar.
Die so ermittelten Daten können wir dann auf Knopfdruck exportieren und in das Akk-Tool importieren. Dadurch werden wir in der BPT Vorbereitung mal locker 20-30 Stunden Arbeit und einige Nerven sparen.
