Gestern fand die erste Schulung zum Thema Verwaltungssoftware für die Piratenpartei statt.
Ab 01. Januar 2012 setzen wir auf die Sage Office Line mit ein paar Addons. Diese Software ersetzt das CiviCRM, mit welcher aktuell die Mitgliederverwaltung realisiert wird. Der Umstieg wird notwendig, da wir ein einheitliches System brauchen. Das Civi ist nur für die Mitgliederverwaltung zu gebrauchen. Die Buchhaltung findet aber extern statt – jeder Schatzmeister verwendet sein eigenes System. Dadurch ergeben sich viele Probleme. So kann zum Beispiel gerade niemand feststellen, wie viel Mittel wir in der Gesamtpartei haben und die Erstellung des Rechenschaftsberichtes dauert ewig.

Um diesen Markel abzustellen, bestand schon lange der Plan, eine einheitliche Software bundesweit einzusetzen.
Letztendlich sind zwei Optionen übrig geblieben.
a) Man nimmt das CiviCRM und lässt die Buchhaltung drumherum bauen
oder
b) Man nimmt ein fertiges System.

Naja, Sage war dann die Lösung. Aber schon mal vor weg:
Sage ist eine Buchhaltungssoftware (vereinfacht gesagt) mit drumherum gebauten CRM-Modul.

Nun zu Schulung. Die lieft ziemlich straigtforward, ohne viel Grundlagen-Bla-Bla vorne dran. Dadurch setzte die Ernüchterung schnell ein. Offenbar wurde uns viel verkauft, was noch nicht da ist.
Ich will nur auf ein paar Punkte eingehen ohne viel Wertung.

1. Das neue Tool spricht kein SMTP. Es will mit Outlook oder mit einem Exchange-Server sprechen, MAPI-Interface als Stichwort. Da muss noch was gebaut werden. Die Massenmailfunktion konnten wir auch nicht testen, da das Schulungssystem gar kein Mailinterface hatte.

2. Die vertikale Berechtigungsstruktur ist kein Problem (Felder für Gruppen einblenden usw.) Aber die horizontale Berechtigung (Verwalter von Untergliederungen sehen nur ihre Mitglieder, der Bund alles usw.) ist kritisch. Da muss noch viel gearbeitet werden und die Berechtigung muss für ein paar Funktionen einzeln aufgebaut werden. SAGE kann das im Standard nicht.

3. Ein paar automatische Funktionen müssen noch implementiert werden. Die Ermittlung der für einen neuen Kontakt zu verwendeten Mitgliedsnummer ist noch nicht da, um nur ein To-Do zu nennen.

4. Der CSV-Import ist noch verbesserungswürdig. Ein Tool dafür wird aber gerade gebaut.

5. Die Poweruser erhalten mehr oder weniger direkt lesenden Zugriff auf die Datenbank. Damit können Funktionen und Auswertungen erstellt werden und diese dann parametrisiert anderen Usern zur Verfügung gestellt werden. Das ist ein Plus zum Civi.

6. Das neue System ist weniger Offen als das Civi. Was gut ist, um die Standards in der Verwaltung auch toolgestützt umzusetzen. Das Civi ist nur so offen, da viele Tasks nur durch „Hacks“ möglich sind.

Fazit: Es ist noch viel zu tun. Die Umstellung wird erst einmal Schmerzen verursachen. Aber es wird gut werden. Ob die neue Software für uns einsetzbar ist, werden wir zum zum Jahreswechsel sehen. Aber ob die Software auch Verbesserungen wie vorgesehen ermöglicht, sehen wir erst 2013 – zur Erstellung des Rechenschaftsberichtes für 2012.

Nächstes Wochenende ist die Schulung für die Schatzis. Das wird für den Trainer bestimmt angenehmer – da nicht so viele Techis dabei sind 🙂

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